¶ 📝 Tạo Mẫu File Word
Hệ thống cung cấp tính năng tạo mẫu file Word tương ứng với từng nhóm đề xuất, giúp chuẩn bị trước các biểu mẫu cần thiết cho quá trình in ấn. Mỗi nhóm đề xuất có thể được liên kết với một hoặc nhiều file Word mẫu, trong đó các file này được thiết kế chứa các tham số đại diện cho các giá trị mà người dùng muốn trích xuất từ dữ liệu đề xuất.
Quy trình chi tiết
¶ 1. Giới thiệu
-
Mỗi nhóm đề xuất được thiết lập riêng biệt (ví dụ: "Nhóm đề xuất nhân sự", "Nhóm đề xuất tài chính").
-
Người dùng có thể tải lên hoặc tạo mới một hoặc nhiều file Word làm mẫu cho từng nhóm.
-
File Word mẫu sẽ chứa các key dưới định dạng đặc biệt (ví dụ: {{Tên_Người_Đề_Xuất}}, {{Ngày_Đề_Xuất}}, {{Số_Tiền}}), đã được thiết kế trên hệ thống đại diện cho các trường thông tin sẽ được điền tự động.
-
Thiết kế tham số trong file Word mẫu các tham số được định nghĩa theo tên trường dữ liệu cụ thể, dễ hiểu và có liên kết trực tiếp đến dữ liệu của nhóm đề xuất. Ví dụ: Nhóm đề xuất nhân sự: {{Họ_Tên}}, {{Chức_Vụ}}, {{Mức_Lương}}. Nhóm đề xuất tài chính: {{Mã_Đề_Xuất}}, {{Tổng_Số_Tiền}}, {{Ngày_Thanh_Toán}},... Đồng bộ dữ liệu vào mẫu file Word
-
Khi người dùng chọn một đề xuất cụ thể, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu tương ứng từ các tham số đã được định nghĩa trước đó trên hệ thống và điền vào các tham số tương ứng trong mẫu file Word của nhóm.
-
Các giá trị như ngày tháng, số liệu, tên người đề xuất... sẽ được gắn đúng vị trí, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ.
-
File mẫu được lưu trữ trong hệ thống, phân loại theo từng nhóm đề xuất. Người dùng có thể chỉnh sửa, cập nhật hoặc tải xuống khi cần thiết.
¶ 2. Lợi ích của chức năng
- Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu sai sót khi xử lý thông tin thủ công.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Cho phép người dùng thiết kế mẫu theo nhu cầu cụ thể.
- Đảm bảo đồng bộ: Mọi dữ liệu đề xuất được đồng bộ chính xác vào mẫu.
- Tiện lợi và nhanh chóng: Tiết kiệm thời gian trong việc chuẩn bị tài liệu, tăng hiệu quả công việc.
¶ 3. Quy trình tạo mẫu file word
1. Xác định các thông tin cần điền
- Dựa trên thông tin của nhóm đề xuất, xác định các trường thông tin cần điền (VD: Tên người đề xuất, Ngày đề xuất, Lý do, Tổng số tiền...) và các tham số đã được định nghĩa ở mẫu form đề xuất.
2. Thiết lập tham số
- Các tham số được định nghĩa trong file word có dạng "{tham_so}"
Ảnh minh họa về thiết lập tham số trên file word:
